Nombre de la Empresa: AVATELCO LEGAL TECH S.A.S

Empresa que se dedica a la asesoría en aspectos legales, servicios a empresas de tecnología y consultoría en el área de tecnología con plataformas virtuales.

DOCUMENTO: MANUAL DE POLITICAS DE DATOS PERSONALES

DEL MARCO LEGAL Y LAS DEFINICIONES

1. MARCO LEGAL.

El presente Manual se encuentra sujeto a las disposiciones constitucionales y legales aplicables, en especial las consagradas en:

• Constitución Política, artículo 15 y 20.
• Ley 1266 de 2008.
• Ley 1581 de 2012.
• Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, y Decreto
• Reglamentario parcial No. 1377 de 2013.
• Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011;
• Demás disposiciones reglamentarias y complementarias.

2 .DEFINICIONES.

De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el derecho de habeas data y protección de datos personales.

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

b) Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

d) Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

e) Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

g) Tratamiento de información: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. PRINCIPIOS GENERALES Y POSTULADOS

AVATELCO LEGAL TECH S.A.S garantiza la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre, honra e imagen personal, con tal propósito, todas las actuaciones se regirán por los postulados de la buena fe, la legalidad, la autodeterminación informática, la libertad y la transparencia.

Quien en ejercicio de cualquier actividad educativa, religiosa, social, benéfica, comercial, administrativa o de cualquier otra índole, sean estas permanentes u ocasionales, suministre cualquier tipo de información o dato personal a la empresa y en la cual ésta actúe como encargada o responsable del tratamiento, podrá ejercer sus derechos como titular de la información para conocerla, actualizarla y rectificarla conforme a los procedimientos establecidos en la ley aplicable y en el presente manual.

4. PRINCIPIOS ESPECÍFICOS.

AVATELCO LEGAL TECH S.A.S aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento, intercambio y supresión de datos personales:

• Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
• Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por AVATELCO LEGAL TECH S.A.S, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
• Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S, será de medio.
• Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por AVATELCO LEGAL TECH S.A.S, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
• Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a información de las Bases datos de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, comercial, contable, técnica, o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de sus funciones.

Sin perjuicio de lo establecido en el presente manual de políticas internas de privacidad y protección de datos personales, las personas que trabajen actualmente o se vinculen en el futuro y que tengan acceso a las herramientas corporativas tales como equipos de cómputo, correos corporativos, sistemas de información o elementos de la infraestructura informática, les será aplicable el presente compromiso así como la obligación de dar un uso adecuado a la información y herramientas suministradas por AVATELCO LEGAL TECH S.A.S. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento y no releva a la persona de la obligación de advertir cualquier uso indebido, infidelidad o amenaza externa que afecte o pueda afectar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información.

4. ESCENARIOS DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL.

Con el propósito de conocer, controlar y materializar los postulados, principios y obligaciones consagrados en el presente manual, AVATELCO LEGAL TECH S.A.S ha identificado los siguientes escenarios de tratamiento de información personal, a partir de los cuales se recopila, almacena, usa, transfiere, comparte y suprime información de naturaleza pública, privada, semiprivada, sensible e información especial de CLIENTES, PROVEEDORES, TRABAJADORES, titulares. Los escenarios identificados por AVATELCO LEGAL TECH S.A.S son los siguientes:

5. FINALIDADES ESPECÍFICAS.

AVATELCO LEGAL TECH S.A.S realiza o se reserva el derecho a realizar conforme a los términos y límites establecidos en la normatividad vigente, tratamiento de información personal con las siguientes finalidades asociadas a los escenarios descritos en el numeral anterior:

• Desarrollar, registrar, controlar y monitorear las actividades y procedimientos administrativos, operativos y comerciales propios del funcionamiento, desarrollo y consolidación de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S.
• Llevar a cabo las actividades de comercio de asesoría, consultoría y demás servicios en el área jurídica e informática cuando haya lugar al mismo, requisitos y finalidades consagrados en la ley.
• Compartir o suministrar a terceros válidos ante la ley como organismos de control y vigilancia, información expresamente requerida o autorizada por el titular de la información.
• Atender las exigencias legales y requerimientos de información de las autoridades administrativas y judiciales que regulen, supervisen o vigilen las actividades y operaciones de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S.
• Registrar, documentar y alimentar la información general y estadística de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S para el desarrollo de las actividades de analítica e inteligencia de negocio, propendiendo por el mejoramiento continuo y sostenibilidad de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S.
• Emitir certificaciones solicitadas por los titulares de información, representantes legales, autoridades administrativas o judiciales y terceras autorizados, respecto a la información que repose en los archivos de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S.
• Realizar gestiones de mercadeo exclusivamente relacionadas con la promoción de los servicios propios de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S. No se suministrará a terceros distintos a AVATELCO LEGAL TECH S.A.S, información personal para fines de mercadeo o promoción comercial.
• Permitir la creación de casos o usuarios en el(los) sistema(s) de información de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S asociados al proceso de vinculación de proveedores o contratistas, así como al desarrollo de la función estratégica, administrativa, comercial y contable de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S.
• Ingresar la información al registro interno de proveedores y contratistas de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S, en cumplimiento de los procedimientos de orden administrativo, comercial, contable e impositivo, así como para la realización de los análisis y estudios de precios, condiciones, antecedentes y tendencias de mercado asociados a futuros procesos de selección de proveedores o contratistas en los que tenga interés AVATELCO LEGAL TECH S.A.S.
• Controlar, monitorear, evaluar, registrar y actualizar las actividades, procedimientos y demás obligaciones propias de la eventual suscripción y ejecución de contratos, así como a la elaboración, seguimiento y reporte de indicadores de gestión y resultados de la labor del proveedor o contratista.
• Recopilar, documentar, analizar y verificar información relacionada con el perfil psicológico, personal, aptitudinal y profesional del aspirante laboral que permita verificar su correspondencia con las exigencias y requisitos del cargo a proveer.
• Registrar la información del aspirante laboral en las bases de datos de recursos humanos, permitiendo su eventual consideración para futuros procesos de selección contractual.
• Refrendar la información personal del aspirante mediante su corroboración ante las fuentes directas de las certificaciones, constancias o referencias suministradas.
• Archivar y conservar bajo adecuadas condiciones de seguridad, la información requerida para alimentar el archivo histórico de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S durante el término de vigencia legalmente aplicable a cada tipo de activo de información.
• Controlar, monitorear, evaluar, registrar y actualizar las actividades, procedimientos y demás obligaciones propias de la elaboración, seguimiento y reporte de indicadores de gestión y resultados de la labor de sus empleados.
• Recolectar, almacenar, actualizar, monitorear y compartir en los términos que establece la ley, la información médica y de salud ocupacional del trabajador desde el momento de su ingreso, así como durante la ejecución y terminación de sus respectivos contratos
• Registrar, monitorear y gestionar información personal de los trabajadores que tenga incidencia directa en el ámbito laboral, tales como incapacidades médicas, licencias o permisos especiales de ley.
• Registrar, monitorear y gestionar información asociada a la eventual comisión de hechos o circunstancias que impliquen el desarrollo de procedimientos de control ético o disciplinario de conformidad con las disposiciones establecidas en el reglamento interno de trabajo y/o las demás disposiciones legales aplicables, así como el registro de las eventuales sanciones que por estas situaciones puedan derivarse para los empleados de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S.
• Uso de información personal para el desarrollo de actividades y controles administrativos, logísticos y demás aspectos complementarios necesarios para la ejecución de las funciones propias de los trabajadores de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S, entre los que se encuentran aquellos que manejen datos como: Identificación con datos sensibles tales como imágenes fotográficas e información biométrica o uso de cámaras de seguridad, las cuales serán utilizadas con sujeción a los límites, requisitos y finalidades consagrados en la ley.
• Realizar, a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, actividades de facturación, gestión de cobranza, recaudo, programación, soporte técnico, mejoramiento del servicio, verificaciones y consultas, control, comportamiento, hábito y habilitación de medios de pago, prevención de fraude, así como cualquier otra relacionada con productos y servicios, actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y del objeto misional de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S.
• Controlar y prevenir el fraude en todas sus modalidades.
• Promover, desarrollar y facilitar las actividades de control y vigilancia sobre la gestión de los recursos obtenidos por vía de donaciones, propendiendo por el correcto uso de los mismos según la finalidad de la causa social que lo amerita.
• Cualquier otra finalidad acorde con la naturaleza de cada uno de los escenarios de tratamiento de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S siempre que se ciña a los límites y requisitos constitucionales y legales aplicables.

6. DATOS SENSIBLES, TRATAMIENTO Y SUS FINALIDADES.

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano.

Tratamiento de datos sensibles:

Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Autorización del titular:

 Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

Casos en que no se requiere la autorización:

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. b) Datos de naturaleza pública.
3. c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Finalidades de los datos sensibles:

Los datos sensibles recopilados por AVATELCO LEGAL TECH S.A.S, serán exclusivamente requeridos y solicitados para los fines expresamente consagrados en la ley. 

Cualquier información adicional que tenga naturaleza de sensible o especial de “trabajadores o empleados” podrá ser suministrada por el titular de manera facultativa.

7. DERECHO DE LOS TITULARES.

Conforme a las disposiciones normativas sobre datos personales el Titular tiene los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada.

c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le dará a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en las normas sobre datos personales.

e) Solicitar la supresión de los datos personales.

f) Revocar la autorización mediante la presentación de una solicitud y/o reclamo. Esta no procede cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

g) Solicitar a la SIC que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos.

h) Consultar de forma gratuita sus datos personales, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de Tratamiento de la información.

8. DEBERES DE LA EMPRESA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

AVATELCO LEGAL TECH S.A.S, cuando actúe como Responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.

i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados.

k) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

l) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

9. AUTORIZACIONES, CONSENTIMIENTO Y REVOCATORIA.

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.

Medio y manifestaciones para otorgar la autorización.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por AVATELCO LEGAL TECH S.A.S y será puesto a disposición del titular cuando así lo solicite.

Prueba de la autorización.

 AVATELCO LEGAL TECH S.A.S utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin

10. AVISOS DE PRIVACIDAD.

 Los avisos de Privacidad son documentos soportados en medios físicos, electrónicos o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Los avisos de privacidad serán puestos a disposición del titular de manera previa al diligenciamiento de una de las fuentes de recolección de información que pertenezca a alguno de los escenarios de tratamiento de información identificados por AVATELCO LEGAL TECH S.A.S, los cuales han sido descritos en el numeral 5 del presente manual.

11. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.

 Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, AVATELCO LEGAL TECH S.A.S establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que AVATELCO LEGAL TECH S.A.S deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

12. CONSULTAS

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de la COMPAÑÍA. En consecuencia, AVATELCO LEGAL TECH S.A.S garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares toda la información vinculada con la identificación del Titular.

Las consultas deberán ser presentadas ante el área de PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES utilizando alguno de los medios de contacto descritos en el presente documento y observando el siguiente procedimiento:

Procedimiento para la realización de consultas:

 En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán realizar consultas respecto de los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S, previa acreditación de su identidad.

• Cuando la consulta sea formulada por persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar.

• La consulta debe contener como mínimo, la siguiente información:

1. El nombre y dirección de contacto del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
2. Los documentos que acrediten la identidad y capacidad de su representante, tal como se indica en los siguientes casos:

Titular: Documento de identificación.

Causahabiente: Registro civil y documento de identificación.

Representante legal en caso de menores:

• Padres de familia: Registro civil de nacimiento y documento de identidad.
• Tutores: Sentencia judicial que confiere representación legal.

Representante legal autorizado por el titular: Poder autenticado. 

1. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer el derecho de consulta.
2. La descripción clara y precisa de la consulta que realiza el titular de información, sus causahabientes o representantes
3. Aportar la documentación que avale su petición en caso que por la naturaleza del dato sea procedente.
4. En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

Si la consulta realizada por el titular resulta incompleta, AVATELCO LEGAL TECH S.A.S requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.

En el caso de consultas presentadas de forma completa, AVATELCO LEGAL TECH S.A.S dará respuesta a los peticionarios dentro del término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

13. RECLAMOS (Corrección, actualización, supresión).

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar su reclamo a través del área de PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S utilizando alguno de los medios de contacto descritos en el presente documento y observando el siguiente procedimiento:

Procedimiento para la realización de reclamos:

 En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán realizar reclamos asociados a correcciones, actualizaciones o supresión de los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S, previa acreditación de su identidad.

Cuando el reclamo sea formulado por persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma para actuar.

La consulta, rectificación, actualización o supresión debe contener como mínimo, la siguiente información:

a) El nombre y dirección de contacto del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

b) Los documentos que acrediten la identidad y capacidad de su representante tal como se indica para los siguientes casos:

• Titular: Documento de identificación.
• Causahabiente: Registro civil y documento de identificación.
• Representante legal en caso de menores:
  
  • Padres de familia: Registro civil de nacimiento y documento de identidad.
  • Tutores: Sentencia judicial que confiere representación legal.
• Representante legal autorizado por el titular: Poder autenticado.
• Por estipulación a favor de otro: Manifestación en este sentido.

c) La descripción clara y precisa del tipo de reclamo que realiza el titular de información (corrección, actualización o supresión).

d) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer el derecho de reclamo así como los hechos que dan lugar al mismo.

e) Aportar la documentación que avale su petición en caso que por la naturaleza del dato sea procedente.

f) En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

• Si el reclamo realizado por el titular resulta incompleto, AVATELCO LEGAL TECH S.A.S requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta. 
• En el caso de reclamos (correcciones, actualizaciones y supresiones), AVATELCO LEGAL TECH S.A.S dará respuesta a los titulares de información dentro del término de (15) días hábiles contados a partir de la fecha recibo del reclamo, cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

14. ENCARGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS Y MEDIOS DE CONTACTO

Para el ejercicio del derecho a realizar consultas, reclamos, correcciones, actualizaciones o supresión de datos personales, el titular podrá contactar al encargado de PROTECCIÓN DE DATOS de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S a través de los siguientes medios de contacto:

• Correo electrónico: avatelco@gmail.com
• Dirección física: Calle 41 #11-05 Oficinas 307 y 317 – Bucaramanga
• Número telefónico: 3133486455

Los anteriores medios de contacto se entienden sin perjuicio de la facultad de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S de establecer mecanismos adicionales de contacto los cuales se publicarán o anunciarán mediante su página web.

15. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

 En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente y sin perjuicio de las políticas, manuales y procedimientos que en materia de seguridad de la información adopte AVATELCO LEGAL TECH S.A.S, se deberán adoptar las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

16. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE LA COMPAÑÍA.

AVATELCO LEGAL TECH S.A.S podrá intercambiar o transferir información personal con autoridades gubernamentales, públicas o de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), así como con terceros nacionales y extranjeros siempre y cuando resulte necesario: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno (d) para hacer cumplir los términos y condiciones de las políticas de privacidad y tratamiento de información personal de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S; (e) para proteger las operaciones de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S; (f) para proteger los derechos, privacidad, seguridad o propiedad sobre los activos de información respecto de los cuales AVATELCO LEGAL TECH S.A.S realiza tratamiento (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que puedan afectar a AVATELCO LEGAL TECH S.A.S (h) para dar cumplimiento a las finalidades del tratamiento aceptadas por el titular de información. 

17. RELACIONES Y VÍNCULOS CON TERCEROS

 En línea con sus políticas y disposiciones internas en materia de protección de datos personales, AVATELCO LEGAL TECH S.A.S propenderá por vincularse o relacionarse laboral y comercialmente con aquellos terceros que reflejen su compromiso con la observancia y aplicación del régimen general de protección de datos personales en su respectiva operación.

Por lo anterior, sin perjuicio del uso de los formatos o modelos de solicitud de autorización del tratamiento y/o avisos de privacidad, AVATELCO LEGAL TECH S.A.S podrá solicitar a sus terceros vinculados la información pertinente que le permita verificar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente manual, así como en las consagradas en sus propias políticas y procedimientos internos en materia de protección de datos personales cuando así lo estime necesario. 

18. USO DEL NOMBRE DE LA EMPRESA PARA ACTIVIDADES QUE INVOLUCREN TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL.

 Los trabajadores o cualquier tercero vinculado directamente o indirectamente a AVATELCO LEGAL TECH S.A.S, deberán abstenerse de realizar sin autorización previa y por escrito de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S, cualquier iniciativa o actividad que involucre el uso de su nombre, razón social, símbolo, logo símbolo, marca o cualquier otro signo distintivo que impliquen el tratamiento de información personal tales como: (i) Gestión de donaciones, (ii) Rifas, (iii) Encuestas, (iv) Entrevistas, entre otros. Cualquier actividad o iniciativa que se adelante sin el cumplimiento del presente requisito será responsabilidad exclusiva de su(s) promotor(es) y no generará efectos, compromisos o responsabilidad alguna para AVATELCO LEGAL TECH S.A.S.

La presente disposición no aplicará para las actividades y/o gestiones de iniciativa institucional de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S, las cuales en todo caso estarán sujetas al cumplimiento de las disposiciones del régimen de protección de datos personales y en particular, las del presente manual.

19. USO DE INTERNET Y MEDIOS MASIVOS DE COMUNICACIÓN:

AVATELCO LEGAL TECH S.A.S se abstendrá de publicar o divulgar mediante internet o cualquier otro medio masivo de comunicación, información personal de naturaleza sensible de los titulares respecto de los cuales ejerce tratamiento, excepto en aquellos casos en los que se asegure que el acceso es técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo para los Titulares o terceros autorizados conforme a los términos legales.

De igual forma, AVATELCO LEGAL TECH S.A.S se abstendrá de divulgar o publicar información de carácter discriminatorio, ofensivo o que pueda afectar las particulares condiciones de vulnerabilidad o indefensión del titular de información.

20. SUMINISTRO Y USO DE HERRAMIENTAS CORPORATIVAS QUE INVOLUCREN EL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL:

AVATELCO LEGAL TECH S.A.S podrá suministrar a sus trabajadores y/o proveedores las distintas herramientas, medios o equipos corporativos tales como líneas telefónicas, computadores portátiles o de escritorio, equipos móviles de comunicación, cuentas corporativas de correo electrónico, servicios de almacenamiento de datos, usuarios y perfiles de acceso a sus sistemas de información, entre otros elementos corporativos incluidos el software, los aplicativos y demás desarrollos que AVATELCO LEGAL TECH S.A.S instale o licencie para el desarrollo de las actividades, funciones y obligaciones propias de su actividad. Por lo anterior, el destinatario de este tipo de herramientas se obliga al momento de su recepción y posterior utilización a cumplir con los siguientes compromisos: 

a) Los medios, equipos, herramientas y demás elementos corporativos son propiedad de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S, por lo que cualquier destinatario de los mismos se obliga a custodiar, conservar, mantener, proteger y dar un uso adecuado de los mismos según las instrucciones y protocolos aplicables a cada uno de los elementos puestos a su disposición.

b) Sólo se podrá acceder y/o utilizar los medios, equipos, herramientas y demás elementos corporativos que expresamente le hayan sido entregados o suministrados por AVATELCO LEGAL TECH S.A.S previa realización y suscripción del respectivo inventario. Por lo anterior se prohíbe compartir o brindar acceso a terceros no autorizados o suministrar datos confidenciales y/o personales respecto de los cuales AVATELCO LEGAL TECH S.A.S ostente la condición de responsable o encargado del tratamiento en los términos de la ley.

c) Se prohíbe usar los medios, equipos o herramientas corporativas entregadas o puestas a disposición por parte de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S para temas que no estén directamente relacionados con las labores, funciones o finalidades para las que se suministra. De igual forma se prohíbe la instalación o el uso de cualquier software sin contar con la autorización previa y escrita de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S.

d) La línea telefónica así como la cuenta corporativa de correo electrónico son herramientas de trabajo que deben usarse para los propósitos y finalidades específicas por las cuales han sido asignadas, por tal razón, la información que circule por esos medios se considerara material clasificado de propiedad de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S, permitiendo su acceso, grabación, así como la realización de cualquier otra actividad de trazabilidad y control de la información conforme a sus políticas internas de seguridad y protección de datos personales.

21. PROGRAMA CORPORATIVO DE CUMPLIMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES:

 En virtud del compromiso de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S con la privacidad y la protección de los datos personales respecto de los cuales ejerce tratamiento, a continuación, se definen los lineamientos generales del programa corporativo para la privacidad y protección de datos personales de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S, cuya ejecución continua permitirá propender por la mitigación integral de los riesgos asociados al incumplimiento del régimen de protección de datos personales.

Gobierno de la Privacidad y Protección de Datos Personales:

• Compromiso de la Administración
• Estructura, recursos, roles y responsabilidades
• Establecimiento de canales de comunicación para divulgar el programa y reportar el estado del mismo
• Definición e implementación de Políticas y Procedimientos
• Definición del flujo de información de la información personal.

Administrando la Privacidad y la Protección de Datos Personales:

• Identificación y clasificación de tipos de datos personales
• Inventario de bases de datos con información personal (Autorizadas)
• Registro de bases de datos
• Administración de Riesgos de Cumplimiento en Protección de Datos Personales (identificación, evaluación, control y monitoreo)
• Administración de terceros, proveedores y organizaciones de servicios
• Administración de las Tecnologías de la Información. (seguridad física y lógica)
• Administración de Incidentes (identificación, análisis de la severidad, corrección/mejora, reporte)
• Verificación implementación/ejecución en procesos, productos, canales
• Mejoramiento continuo
• Seguimiento a planes de acción
• Aprobación/Validación de operaciones
• Atención PQR
• Aplicación de estándares y mejores prácticas
• Capacitación de funcionarios y evaluación de conocimientos.

  Administración de la Reputación:

• Reporte de incidentes a la Autoridad de Protección de Datos.
• Atención de requerimientos de autoridades administrativas y judiciales.

22. ORGANIZACIÓN INTERNA:

 Con el objeto de definir una adecuada estructura interna de funciones y responsabilidades que soporte la adecuada materialización de los principios generales del Programa Corporativo de Cumplimiento y Protección de Datos personales de que trata el numeral anterior, a continuación, se definen las siguientes instancias y roles internos en materia de protección de datos personales de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S:

a) Administración: Serán funciones de la Administración en materia de protección de datos personales de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S, las siguientes:

• Propender por el cumplimiento de la protección de datos personales a todo nivel en AVATELCO LEGAL TECH S.A.S, a través de la asignación de los recursos necesarios para tal fin y de la aprobación de políticas generales que faciliten la implementación y capacitación de los funcionarios de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S en cuanto a los mecanismos de control necesarios para el cumplimiento de la protección de datos personales.
• Decidir y establecer el enfoque metodológico que gobierna AVATELCO LEGAL TECH S.A.S para el manejo de la información personal, de acuerdo con las propuestas que el coordinador de protección de datos personales presente para el efecto.
• Designar al funcionario responsable de las labores correspondientes a al coordinador de protección de datos personales.

b) Coordinador de protección de datos personales: Serán funciones del Coordinador de protección de datos personales de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S, las siguientes:

• Establecer los lineamientos mínimos requeridos para garantizar una adecuada administración y protección de la información contenida en las bases de datos de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S.
• Monitorear y hacer seguimiento a la normatividad expedida en materia de protección de la información y hacer recomendaciones de ajustes al interior de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S.
• Propender porque los funcionarios de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S cuenten con la debida capacitación respecto a la importancia del régimen de protección de datos personales, así como del cumplimiento de sus principales obligaciones y requisitos.
• Atender con el apoyo de los responsables de cada uno de los escenarios de tratamiento de información de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S, las solicitudes, consultas y reclamos respecto al tratamiento de información personal que se canalicen a través del área de PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES por cualquiera de los medios descritos en el presente manual.
• Mantener actualizado junto con los funcionarios responsables de los distintos escenarios de tratamiento de información de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S, los propósitos y finalidades respecto de los cuales se realiza la recolección y tratamiento de información personal por parte de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S.
• Propender por el desarrollo de adecuadas políticas, mecanismos y controles en materia de seguridad de la información, así como el respectivo control y mitigación de riesgos asociados.
• Monitorear y auditar que los procedimientos establecidos para que los titulares puedan ejercer sus derechos al habeas data, estén disponibles y acordes con lo establecido por la regulación vigente.

c) Responsable de escenario de tratamiento: Serán funciones de la Administración en materia de protección de datos personales de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S, las siguientes:

• Colaborar con el Coordinador de protección de datos en el seguimiento a las actividades relacionadas con manejo de información dentro de sus áreas de responsabilidad.
• Propender porque en los procesos misionales y de soporte de su responsabilidad, se implementen la totalidad de mecanismos necesarios para la protección de datos personales emitidos por el Coordinador de protección de datos.
• Garantizar que ante cambios en procesos y/o nuevos productos o servicios que se desarrollen al interior del escenario o área de su responsabilidad, estos cuenten con los requisitos necesarios para la protección de datos personales antes de su puesta en funcionamiento u operación.
• Garantizar en los procesos de desvinculación de los funcionarios que pertenezcan al escenario de su responsabilidad, que los perfiles asignados en donde se acceden a información personal, sean deshabilitados, a más tardar el día en que el funcionario se retira de AVATELCO LEGAL TECH S.A.S

23. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS.

 AVATELCO LEGAL TECH S.A.S se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos.

AVATELCO LEGAL TECH S.A.S, procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD., es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

24. VIGENCIA.

El presente manual rige a partir del 21 de octubre de 2021

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WILSON CASTAÑO GALVIZ

REPRESENTANTE LEGAL

AVATELCO LEGAL TECH S.A.S